QUY TRÌNH CỦA CHÚNG TÔI
BƯỚC 1: Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên kinh doanh hoặc tổng đài tiếp nhận thông tin đơn hàng qua điện thoại, email, website hoặc trực tiếp.
BƯỚC 2: Xác nhận các thông tin cơ bản
Tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, sản phẩm/dịch vụ, số lượng, yêu cầu đặc biệt (nếu có).
BƯỚC 3: Kiểm tra nguyên liệu tồn kho và khả năng cung ứng
Bộ phận kho hàng kiểm tra số lượng sản phẩm hiện có.
Nếu sản phẩm cần đặt trước hoặc sản xuất riêng, thông báo thời gian dự kiến đến khách hàng.
BƯỚC 4: Xác nhận đơn hàng với khách hàng
Gửi lại thông tin đơn hàng chi tiết để khách hàng kiểm tra và xác nhận.
BƯỚC 5: Thỏa thuận các điều khoản
Giá, phí vận chuyển, phương thức thanh toán, ngày giao hàng.
BƯỚC 4: Lập đơn hàng trên hệ thống
Nhân viên nhập đầy đủ thông tin đơn hàng vào phần mềm quản lý hoặc hệ thống ERP.
Gắn mã đơn hàng, mã khách hàng và các thông tin liên quan để dễ dàng theo dõi.
BƯỚC 7: Xác nhận nội bộ và chuyển cho bộ phận liên quan
Bộ phận bán hàng hoặc quản lý kiểm tra lại đơn hàng trước khi chuyển sang kho và bộ phận vận chuyển.
Đảm bảo các yêu cầu đặc biệt được lưu ý (ví dụ: đóng gói quà tặng, hàng hóa dễ vỡ, vận chuyển nhanh).
BƯỚC 8: Theo dõi và cập nhật trạng thái đơn hàng
Cập nhật thông tin xử lý, đóng gói, vận chuyển trên hệ thống.
Thông báo cho khách hàng về trạng thái đơn hàng qua email, SMS hoặc điện thoại.
BƯỚC 9: Hoàn tất và lưu trữ hồ sơ
Khi đơn hàng được giao thành công, xác nhận với khách hàng.
Lưu trữ thông tin đơn hàng để phục vụ kiểm tra, báo cáo doanh thu và chăm sóc khách hàng sau bán.